SMT Digital Archive heter den skräddarsydda tjänsten som spar tid, lokalyta och pengar för företag, organisationer och myndigheter.
Systemet tolkar, sorterar och förvarar dokument i valfritt filformat helt utifrån kundens behov och genom ett behörighetssystem. Informationen till systemet kan komma direkt från befintliga digitala filer eller skannas in, antingen direkt hos kunden eller hos SMT, som också kan ansvara för transport av original, förvaring och sedermera säker destruktion.
– Systemet är sökbart, synkroniseras med befintliga applikationer och är webbaserat. Det betyder att kunden kan befinna sig var som helst men ändå ha tillgång till all information, säger Robert Holmström, som har huvudansvar för it och administration.

När hantering av exempelvis fakturor automatiseras direkt in i kundens affärssystem frigörs tid som kan användas till annat. Det enda som kunden behöver göra är att verifiera och kontrollera uppgifterna.
Den som även väljer att låta SMT ta hand om de fysiska dokumenten slipper dessutom utrymmeskrävande pärmar.
– Mappsystemen finns i närmaste dator med Internetuppkoppling, säger Mathias Bohlin försäljningsansvarig.
Säkerhetsaspekten är också ett försäljningsargument eftersom alla dokument finns kvar även om kunden skulle drabbas av brand eller stöld.

Förra våren grundade Tobias Karlsson SMT och vann pris för Bästa Tjänst vid SM i Ung Företagsamhet. Men idag är även kamraterna från UF-perioden Robert Holmström och Mathias Bohlin delägare i SMT, liksom Tobias far Peter Karlsson. Han är erfaren egenföretagare liksom Janne Jansson och L-G Larsson som också sitter med i ledningsgruppen tillsammans med Malin Åhman.
Spännvidden i ålder, kvalifikationer, kontaktnät och erfarenheter säkerställer kompetens inom flera olika områden.

SMT samarbetar med externa programutvecklare som konstruerat systemen rent tekniskt. En viktig samarbetspartner för försäljning av tjänsten SMT Digital Archive är Ricoh-koncernen, en global leverantör av lösningar för kontorsprodukter och programvaror.
I nuläget är målgruppen främst regionala revisionsbyråer och transportbolag.
– Just nu jobbar vi horisontellt, täcker in bransch för bransch. Till hösten är det skarpt läge, då hamnar vi på riksnivå, säger Peter Karlsson som menar att SMT har framtiden för sig.

Attityden till den här typen av tjänster är till stor del en generationsfråga. Äldre personer är oftare mer skeptiska.
– Unga människor, ­däremot, är vana att ha allting i laptopen, säger Janne Jansson.
SMT har valt att inte ha någon egen serverpark, utan använder ­samma servrar som Skatteverket och andra myndigheter.
– Det handla om säker förvaring i bergrum på annan ort, säger Tobias Karlsson.

Initialt ligger utvecklingskostnaderna för programvara i miljonklassen. Men intäkterna rullar in från ursprungsverksamheten, magasinering och fysisk arkivering.
Samtidigt som det finns gott om tomma lokaler i Gävleområdet växer behovet av att förvara bohag och andra saker även om den biten har blivit en bisak för SMT.
– Vi har gått från basic till hi-tech, säger Janne Jansson.
– Verkligen. Det här är inget skolprojekt längre utan ett expanderande bolag, konstaterar Tobias Karlson.